Een ATS kiezen als MKB: waar let je op?
Team Wervi ·
Werf je nog via een gedeelde mailbox en een spreadsheet? Dan ken je het: cv's raken zoek, kandidaten wachten lang op antwoord en niemand weet precies wie wie al heeft gesproken. Een applicant tracking system (ATS) brengt daar orde in. Maar veel systemen zijn gebouwd voor grote bedrijven met een eigen recruitmentteam. Dit zijn de vragen die je als MKB stelt voordat je kiest.
Wat is een ATS?
Een ATS is software waarin je je hele werving bijhoudt: vacatures plaatsen, sollicitaties ontvangen, kandidaten beoordelen, gesprekken plannen en contact houden. Iedereen in je team werkt in hetzelfde overzicht, en van elke kandidaat zie je in één oogopslag waar die staat.
Wanneer loont een ATS?
Een ATS loont al snel als een van deze dingen voor je geldt:
- Je hebt meerdere vacatures per jaar, of veel sollicitaties per vacature.
- Meerdere mensen beslissen mee over wie je aanneemt.
- Kandidaten wachten nu soms lang op een reactie.
- Je wilt kunnen laten zien dat je zorgvuldig en eerlijk selecteert.
1. Wat kost het echt?
Kijk verder dan de prijs per maand. Systemen rekenen op verschillende manieren: per vacature, per gebruiker, met een vast abonnement of met een bedrag per aanname. Vraag ook wat er niet in de prijs zit:
- extra gebruikers of extra vacatures
- AI-functies die je apart betaalt
- plaatsing op vacaturesites
- de minimale looptijd en de opzegtermijn
Reken het uit voor jouw situatie: wat betaal je per jaar bij het aantal vacatures dat je verwacht?
2. Hoe snel ben je aan de slag?
Een ATS voor het MKB richt je zelf in, zonder implementatietraject of consultant. Vraag of je het eerst kunt proberen, hoe lang, en of je daarvoor al een creditcard moet opgeven. Plaats tijdens de proefperiode een echte vacature: dan weet je snel of het werkt voor jouw team.
3. Waar komen je kandidaten vandaan?
Een ATS is zo goed als de sollicitaties die erin binnenkomen. Let daarom op deze vragen:
- Kun je een sollicitatieformulier op je eigen website zetten?
- Heeft elke vacature een eigen pagina die je kunt delen en die Google for Jobs kan lezen?
- Kun je cv's importeren die je al hebt, bijvoorbeeld uit je mail?
- Kun je zelf actief naar kandidaten zoeken?
4. Hoe beoordeel je kandidaten eerlijk?
Iedereen heeft onbewuste voorkeuren. Een naam, een foto of een leeftijd kan een eerste indruk kleuren voordat je naar iemands ervaring hebt gekeken. Een systeem helpt als het kandidaten in de eerste ronde anoniem laat zien en je iedereen op dezelfde criteria laat beoordelen, bijvoorbeeld met een scorecard.
Gebruikt het systeem AI om kandidaten te scoren? Vraag dan of het uitlegt waarom iemand hoog of laag scoort, en of er altijd een mens beslist. De Europese AI-verordening (AI Act) rekent AI die sollicitaties filtert of kandidaten beoordeelt tot de systemen met een hoog risico, en stelt daarvoor eisen aan onder meer menselijk toezicht en transparantie. Een leverancier moet je dus kunnen vertellen hoe dat geregeld is.
5. Is het AVG-proof?
Met een ATS verwerk je persoonsgegevens van sollicitanten. Vraag daarom:
- Waar worden de gegevens opgeslagen? Binnen de EU is het eenvoudigst.
- Sluit de leverancier een verwerkersovereenkomst met je? Die heb je nodig als een andere partij namens jou persoonsgegevens verwerkt.
- Welke andere partijen krijgen gegevens te zien, bijvoorbeeld voor de AI?
- Hoe lang blijven gegevens van sollicitanten bewaard, en worden ze daarna automatisch verwijderd?
- Kunnen kandidaten hun gegevens inzien en laten verwijderen?
6. Is het prettig voor kandidaten?
Kandidaten haken sneller af bij een lang formulier, of als ze na hun sollicitatie niets meer horen. Solliciteer daarom zelf eens op je proefvacature, op je telefoon:
- Kun je solliciteren zonder eerst een account aan te maken?
- Hoe lang ben je bezig?
- Krijg je een bevestiging, en kun je zien waar je sollicitatie staat?
7. Gaat je team er echt mee werken?
Software die niemand gebruikt, helpt niet. Kijk of je collega's met een eigen rol kunt toevoegen, of je samen notities en beoordelingen deelt, en of een gesprek met een agenda-uitnodiging in ieders agenda komt.
8. Kun je ook weer weg?
Vraag hoe je je gegevens kunt exporteren en wat er met de gegevens gebeurt als je opzegt. Een contract zonder lange looptijd geeft je de vrijheid om over te stappen als het niet bevalt.
In het kort
- Reken de echte kosten per jaar uit, inclusief alle extra's.
- Probeer het systeem met een echte vacature.
- Kijk waar je sollicitaties vandaan komen.
- Kies voor eerlijk beoordelen en uitlegbare AI, met een mens die beslist.
- Check de AVG: opslag in de EU, een verwerkersovereenkomst en vaste bewaartermijnen.
- Solliciteer zelf eens, op je telefoon.
- Zorg dat je team ermee wil werken.
Hoe Wervi hierin past
Wervi is een ATS en kandidatenplatform, gemaakt voor het MKB. Je betaalt een vaste prijs per maand, zonder bedrag per aanname. Sollicitanten blijven anoniem tot je ze op de shortlist zet, de AI legt bij elke matchscore uit waarom, en jij beslist. Gegevens worden opgeslagen in de EU, in Amsterdam; voor de AI-analyse gaat tekst naar OpenAI, onder de EU-standaardcontractbepalingen. Je sluit een verwerkersovereenkomst met ons, en je probeert Wervi twee maanden gratis, zonder creditcard.